RGPD & Politique de confidentialité

Définitions

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (Nom, Prénom, e-mail nominatif, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale…). Mais, parce qu’elles concernent des personnes, celles-ci doivent en conserver la maîtrise.

Collecte de données à caractère personnel

De manière légitime, OPHEOR est amené à collecter et utiliser certaines de vos données personnelles dans le cadre de traitements manuels et informatisés. Cette collecte est limitée au strict nécessaire afin de répondre aux finalités décrites dans le paragraphe suivant. Elle est réglementée par le formulaire CERFA 14069*05 dont les données les plus utilisées sont énumérées ci-dessous :

• Données d’identification : noms, prénoms, civilité, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique ;
• Données d’identification relatives aux intervenants sociaux impliqués : noms, prénoms, civilité, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique ;
• Données relatives à la gestion locative : numéro de résident, demandes diverses techniques ou administratives;
• Données relatives aux règlements des loyers et factures : modalités de règlements, remises consenties, reçus, impayés, relances, solde ;
• Données relatives à la vie personnelle : situation familiale, habitudes de vie, situation locative ;
• Données économiques et financières : ressources ; dépenses par poste ; montant, durée et échéance des crédits en cours ; existence d’un plan de surendettement et/ou d’une procédure de rétablissement personnel, plan d’apurement ;
• Données relatives à la santé : OPHEOR s’engage à collecter directement auprès des personnes concernées, ou de leurs représentants légaux, leur consentement exprès, d’une part, et de traiter ces données strictement dans le cadre de l’instruction des demandes d’attribution, d’adaptabilité ou de mutation des logements et de la mise en œuvre d’un suivi social, d’autre part ;
• Appréciations sur les difficultés sociales des locataires : difficultés rencontrées, appréciation du contexte, préconisations, existence d’un autre suivi social. OPHEOR s’engage à collecter directement auprès des personnes concernées, ou de leurs représentants légaux, leur consentement exprès, d’une part, et de traiter ces données strictement dans le cadre des suivis contentieux et / ou sociaux personnalisés ;
• Données de contact : les correspondances échangées, date et heure des messages.

Les finalités des traitements de données

OPHEOR utilise plusieurs traitements de données dans l’objectif de répondre aux finalités suivantes :

• Enregistrer et gérer la demande de logement sur la base d’une mission de service public ;
• Attribuer les logements sur critères sur la base d’une obligation légale ;
• Exécuter le contrat de bail conformément à la réglementation en vigueur sur la base de la conclusion d’un contrat ;
• Permettre le paiement en ligne des loyers, en s’adossant à un partenaire bancaire sur la base de la conclusion d’un contrat ;
• Gérer les sorties et les états des lieux sur la base de la conclusion d’un contrat ;
• Gérer, entretenir et protéger le patrimoine immobilier d’OPHEOR (contrats d’entretien et de maintenance, suivi des dépenses énergétiques, contrôle d’accès aux immeubles) sur la base de l’intérêt légitime ;
• Traiter les réclamations en ligne par formulaire ou par téléphone sur la base du consentement ;
• Proposer une médiation pour les troubles du voisinage et assurer la tranquillité résidentielle sur la base de la conclusion d’un contrat ;
• Communiquer et informer les locataires sur la vie résidentielle, sur le contrat de location et sur les obligations réglementaires en vigueur sur la base de la conclusion d’un contrat ;
• Répondre aux obligations légales et réglementaires en matière d’enquêtes (SLS, OPS, …) avec restitution anonymisée à l’État sur la base d’une obligation légale ;
• Gérer la prospection commerciale et la gestion de la relation client en vue d’exécuter le plan de vente, céder des logements pour l’accession à la propriété sur la base d’une mission de service public ;
• Assurer le recouvrement des loyers et les contentieux sur la base de l’intérêt légitime ;
• Élaborer un accompagnement social individualisé sur la base du consentement ;
• Gérer les cookies afin de faciliter la navigation sur le site internet et connaitre les statistiques de fréquentation sur la base du consentement;

Ce que OPHEOR s’engage à ne jamais faire :

– collecter des informations à votre insu,

– utiliser vos données pour d’autres fins que celles qui vous ont été annoncées.

Le site internet et les cookies

https://www.opheor.fr/

Le présent site utilise uniquement un cookie de session dont la durée de vie n’excède pas la période de navigation sur notre site. C’est un outil de mesure d’audience (nombre de visites et activité du site, pages les plus consultées, fréquence de retour, moteur de recherche utilisé…).

Ceci permet à OPHEOR d’obtenir des informations de navigation des internautes (statistiques anonymes) afin d’adapter le site aux demandes des visiteurs et d’améliorer le service rendu. L’adresse IP et les variables d’environnement du visiteur sont collectées mais immédiatement rendues anonymes après comptabilisation.

OPHEOR utilise MATOMO, outil d’analyse complet qui :

• Respecte la vie privée des utilisateurs,
• Ne nous oblige pas à afficher un message de demande de consentement puisque vous n’êtes pas nominativement suivi
• Offre la propriété complète et une protection des données à 100 % (hébergement en UE),

Définitions et explications des cookies

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur le disque dur de votre ordinateur ou dans la mémoire de votre navigateur lors de votre visite sur un site internet. Il enregistre certaines informations sur votre navigation ou sur votre comportement en ligne (par exemple un identifiant de session, le choix d’une langue ou une date).

Les cookies dits « nécessaires » au bon fonctionnement du site permettent de faciliter votre navigation sur le site en simplifiant les fonctions essentielles comme par exemple en enregistrant que vous vous êtes déjà identifié aujourd’hui. Le bon fonctionnement du site dépend en partie de ces cookies. Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement.

Les cookies facultatifs sont optionnels par nature. Ils ne vous privent pas des fonctions essentielles du site mais peuvent simplement dégrader la navigation comme par exemple en ne lançant pas les vidéos ou en ne produisant pas des statistiques fines et détaillées. Ces cookies facultatifs permettent au bailleur d’améliorer son site mais ne peuvent pas vous être imposés. Ces cookies requièrent votre consentement pour s’installer.

Destinataires des données personnelles

Les données à caractère personnel collectées sont exclusivement réservées à OPHEOR et aux prestataires choisis par ce dernier pour exécuter les finalités décrites précédemment.

Dans le cas où OPHEOR confie les activités de traitement de données à des sous-traitants, ces derniers sont choisis avec les garanties contractuelles suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment en termes de fiabilité et de mesures de sécurité.

Conformément à la réglementation en vigueur, vos données personnelles peuvent parfois être transmises aux organismes, auxiliaires de justice et officiers ministériels autorisés par une disposition législative ou réglementaire, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication. Lorsque OPHEOR est confronté à une telle demande de communication, OPHEOR vérifie au préalable que la demande s’appuie sur un texte valide.

Si vos données devaient être transmises vers d’autres responsables de traitements qui ne sont pas légitimés par des obligations légales, alors au préalable OPHEOR recueillera et conservera votre accord.

Pour le respect de vos droits et la maitrise de vos données, aucun transfert n’est réalisé hors Union européenne, car aucun de nos prestataires n’est basé hors de l’Union européenne.

Durée de conservation des données

La durée de conservation de vos données est limitée par OPHEOR au regard de la réglementation selon la nature et la finalité de leur traitement. OPHEOR conserve les données personnelles de ses locataires et des autres personnes concernées dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation minimale prévue par les éventuelles législations applicables. Les durées les plus courantes sont :

• Pour le bail et les quittances, 5 ans après le départ des locataires ;
• Pour les flux et transactions financières, 10 ans après l’évènement ;
• Pour les dossiers de demande de logement, 6 mois après leur dernière validité ;
• Pour les délibérations et actes administratifs, la durée de validité ;
• Pour les contentieux, 10 ans après la clôture du dossier et des décisions de justice afférentes ;

Pour connaître très précisément la durée de conservation appliquée à un élément particulier non cité précédemment, merci de nous contacter.

Vos droits concernant vos données à caractère personnel

Conformément à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent, ainsi que d’un droit d’opposition, de limitation et d’effacement dans le cadre permis par le RGPD. Vous pouvez exercer ces droits auprès du délégué à la protection des données d’OPHEOR par mail à dpo@opheor.fr ou par écrit, à l’adresse du siège, en prouvant votre identité.

OPHEOR

Centre administratif Paul Pillet

Place de l’Hôtel de Ville

CS 80268

42301 ROANNE CEDEX

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatiques et Libertés ne sont pas suffisamment respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL dont la démarche est indiquée sur le site www.cnil.fr.

Confidentialité et sécurisation des données

Dans le cadre de la loi 78-17 « Informatique et Libertés », article 99, et du Règlement Général de Protection des Données à caractère personnel, article 32, OPHEOR s’engage à mettre les moyens nécessaires pour assurer la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel recueillies dont elle a la charge.

Vos données sont enregistrées dans une base sécurisée et sauvegardée, avec un accès restreint aux seules personnes autorisées.

Les serveurs OPHEOR sont situés en France.